3.1 La negoziazione con i docenti e con gli altri stakeholders

La negoziazione con i docenti e altri stakeholders

“Se non riesci a colpire il bersaglio, difficilmente è colpa del bersaglio … “(Gilbert Arland)

PERCHE' “negoziaziare”?

Un’indispensabile consapevolezza organizzativa ci dice che, per lanciare un’iniziativa di sviluppo, un progetto nuovo che interesserà l’intera comunità in cui operiamo, occorre reperire risorse collaborative e finanziarie, occorre definire accordi, chiedere autorizzazioni. Tutto ciò significa trattare, collaborare, promuovere, comunicare, convincere. In pratica agire, il contrario di “oziare” e la negazione dell’ozio è precisamente il “negozio”.

COSA negoziare?

Un progetto di Information Literacy che possa migliorare le competenze informative degli studenti e non solo (matricole, laureandi, specializzandi, studiosi esterni, ricercatori e docenti) sulle fonti documentali, le modalità di ricerca e utilizzo delle informazioni in esse reperibili finalizzato alla redazione di relazioni di analisi e approfondimento, tesi di laurea e progetti di ricerca che potrà essere utile anche per la prosecuzione degli studi e per il completamento professionalizzante. Un progetto che di conseguenza migliori la vita accademica di tutti i partecipanti ad esso. In pratica l’oggetto della nostra negoziazione è un “prodotto” estremamente positivo e vantaggioso per entrambe le controparti.

Con CHI negoziare?

Oltre a chiarire bene a noi stessi qual è il nostro interesse occorre conoscere bene chi è il soggetto interessato che dobbiamo coinvolgere. Consapevoli dell’organizzazione in cui operiamo, la nostra controparte sarà necessariamente suddivisa tra esterna e interna. Per esterna intendiamo i decisori responsabili, nel caso universitario i docenti (Responsabile Scientifico di Biblioteca, Presidenti di Scuola, Direttori di Dipartimento, Coordinatori di Corsi di Laurea) e i potenziali beneficiari finali della formazione, diciamo gli studenti (“learning happens when someone wants to learn, not when someone wants to teach”). Per interna intendiamo i colleghi con cui vogliamo condividere il progetto, sia a livello locale sia a livello generale, ( biblioteca e Sistema Bibliotecario) anche di aree diverse: informatici e amministrativi. COME negoziare? Prima Procedere a una completa analisi del progetto che abbiamo in mente (e.g.: Swot) per valutarne: forza, debolezza, opportunità, rischi . Analizzare cioè l’ambiente interno ed esterno all’organizzazione; definire un obbiettivo, considerando gli aspetti positivi interni all’organizzazione utili al suo raggiungimento e gli aspetti esterni che possono migliorare o peggiorare il percorso verso l’obiettivo dato (deve portare elementi nuovi, creativi, elevati ma realistici). Valutare la situazione attuale rispetto al servizio che si vuole attivare e misurare il divario tra il punto di partenza e quello di arrivo. Valutare i risultati con test e indicatori. Considerare situazioni simili esistenti all’esterno (benchmarking; l’IL è un tema che “viene da lontano”). Definire le informazioni operative (risorse disponibili e necessarie) e una strategia di attuazione (prevedendo fasi intermedie di revisione e conseguenti modifiche degli obbiettivi). Occorre aver ben chiaro: qual è il nostro interesse (valutazioni VS brainstorming), chi è il soggetto interessato che dobbiamo coinvolgere, cosa possiamo fare per andare incontro ai suoi interessi e ottenere il nostro e infine quali potrebbero essere le conseguenze se non raggiungessimo un accordo. Può essere efficace individuare una terza figura che possa per competenza, esperienza e qualità di cui è portatore, essere garante in merito alla positività della nostra proposta. Durante Cercare un buon clima relazionale , comunicare in modo empatico e partecipativo. Verificare la corretta comprensione della controparte. Limitare le argomentazioni. Privilegiare un approccio a pacchetti. Evitare condizionamenti mentali e pregiudizi, evitare di confondere le posizioni con gli interessi, di sovrastimare le proprie proposte. Spesso le divergenze si basano sugli interessi non sui valori, pertanto possono essere più facilmente negoziabili. Presentarsi con possibili opzioni alternative, anticipare le controproposte, concentrarsi su potenziali zone di accordo. Presentarsi all’incontro con una traccia scritta e definire e verbalizzare i punti più rilevanti della trattativa. Parliamo di “advocacy” termine che indica patrocinio, appoggio, supporto aspetti estremamente utili alla negoziazione. Dopo Concretizzare il piano definito, ridefinire eventuali aggiustamenti, mantenere attiva la comunicazione con la controparte per aggiornamenti e condivisione continua. Prepararsi a presentare report sull’efficacia dell’iniziativa per poi mantenere, migliorare, estendere le proposte future.