3.1 La negoziazione con i docenti e con gli altri stakeholders

"Failure to hit the bull's eye in never the fault of the target" (Gilbert Arland)

"Learning happens when someone wants to learn, not when someone want to teach" (Roger Schank)

Perché negoziare?

Un’indispensabile consapevolezza organizzativa vuole che, per lanciare la creazione o lo sviluppo di un’iniziativa che interesserà l’intera comunità in si opera, occorra reperire risorse collaborative e finanziarie, definire accordi, chiedere autorizzazioni. Tutto ciò significa trattare, collaborare, promuovere, comunicare, convincere. In pratica agire, ovvero negare l'ozio tramite il “negozio”.

Cosa negoziare?

L'oggetto della negoziazione è un progetto di information literacy che possa migliorare le competenze informative di studenti e non (matricole, laureandi, specializzandi, studiosi esterni, ricercatori e docenti).

L'obiettivo, utile sia per la prosecuzione degli studi che per il completamento professionalizzante, è di accrescere la consapevolezza nell’uso delle fonti documentali finalizzandola alla redazione delle tesi di laurea, di relazioni, di analisi e approfondimenti, di progetti di ricerca. Ciò dovrà avvenire tramite la presentazione delle fonti e delle modalità di ricerca delle informazioni in esse reperibili, nonché tramite lo sviluppo di strumenti di valutazione critica e uso consapevole delle stesse.

Il progetto di conseguenza ha l’ambizione di essere un “prodotto” estremamente positivo e vantaggioso per entrambe le parti dal momento che migliora l’attività accademica di tutti i partecipanti.

Con chi negoziare?

Oltre ad aver chiaro l’obiettivo, è necessario individuare con precisione i soggetti interessati da coinvolgere. Consapevoli dell’organizzazione in cui si opera, le controparti saranno necessariamente suddivise tra esterne e interne. Per esterne si intendono i decisori responsabili - nel caso universitario p.es. i docenti (Responsabile Scientifico di Biblioteca, Presidenti di Scuola, Direttori di Dipartimento, Coordinatori di Corsi di Laurea) - e i potenziali beneficiari finali – per un progetto di formazione, gli studenti. Per interna si intendono i colleghi con cui si voglia condividere il progetto indipendentemente dalla loro afferenza istituzionale (colleghi bibliotecari, informatici e amministrativi dell’ateneo o del territorio).

Come negoziare?

Prima

• Procedere a una completa analisi del progetto, p.es. attraverso lo SWOT 1, per valutarne forza, debolezza, opportunità, rischi e analizzare quindi l’ambiente interno ed esterno all’organizzazione;
• definire un obiettivo, considerando gli aspetti positivi e negativi interni all’organizzazione utili al suo raggiungimento e gli aspetti esterni che possono migliorare o peggiorare il percorso;
• valutare la situazione attuale rispetto al servizio che si vuole attivare e misurare il divario tra il punto di partenza e quello di arrivo;
• valutare i risultati con test e indicatori;
• considerare situazioni simili esistenti all’esterno tramite pratiche di benchmarking;
• definire le risorse disponibili e necessarie (informazioni operative) e una strategia di attuazione che preveda fasi intermedie di revisione ed eventuali conseguenti modifiche degli obiettivi.

E’ necessaria una visione chiara dell’obiettivo, del target di riferimento e delle possibili strategie per intercettarne l’interesse e anche delle possibili conseguenze in caso di mancato raggiungimento di un accordo. Può essere efficace individuare una figura terza che possa per competenza, esperienza e qualità, essere garante in merito alla positività della proposta.

Durante

• Cercare un buon clima relazionale, comunicare in modo empatico e partecipativo;
• verificare la corretta comprensione della controparte;
• limitare le argomentazioni;
• privilegiare un approccio a pacchetti;
• evitare condizionamenti mentali e pregiudizi;
• evitare di confondere le posizioni con gli interessi;
• evitare di sovrastimare le proprie proposte;
• presentare possibili opzioni alternative;
• anticipare le controproposte;
• concentrarsi su potenziali zone di accordo;
• utilizzare una traccia scritta;
• verbalizzare i punti più rilevanti della trattativa.

Dopo

• Concretizzare il piano definito;
• ridefinire eventuali aggiustamenti;
• mantenere attiva la comunicazione con la controparte per condivisioni e aggiornamenti continui;
• prepararsi a presentare report sull’efficacia dell’iniziativa per poi mantenere, migliorare, estendere le proposte future.